Trong quá trình tham gia đấu thầu, một trong những yếu tố quan trọng để đạt được thành công là chuẩn bị một hồ sơ dự thầu đầy đủ. Một hồ sơ thầu không chính xác có thể khiến bạn không đủ điều kiện tham gia đấu thầu. Dưới đây là hướng dẫn cách làm hồ sơ dự thầu mới nhất với các thông tin và giấy tờ quan trọng không thể bỏ qua.
Cách làm hồ sơ dự thầu mới nhất
Quy trình cách làm hồ sơ dự thầu gồm các bước sau: Đọc kỹ hồ sơ mời thầu và các bản vẽ thi công liên quan, hoàn thành tất cả các biểu mẫu theo yêu cầu của hồ sơ dự thầu, trình bày hồ sơ thầu đầy đủ và nộp theo đúng quy định, lập tiến độ thi công và hoàn thiện hồ sơ.
Đây là quy trình căn bản giúp các bạn làm hồ sơ thầu một cách hiệu quả.
Đọc hồ sơ dự thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công
Đọc kỹ hồ sơ dự thầu giúp các đơn vị xây dựng có cái nhìn rõ ràng về công nghệ thi công được yêu cầu bởi chủ đầu tư và hiểu đúng các điều kiện tiên quyết trong hồ sơ mời thầu. Ví dụ, một trong các điều kiện đó có thể là doanh thu bình quân trong 3 năm phải vượt qua con số 20 tỷ đồng, nếu không đáp ứng được điều kiện này, hồ sơ dự thầu sẽ bị loại trực tiếp.
Làm theo các biểu mẫu hồ sơ dự thầu
Nếu các đơn vị thiếu bất kỳ một trong các điều kiện này sẽ làm hồ sơ dự thầu sẽ không đáp ứng tiêu chuẩn và bị loại ngay lập tức. Do đó, các đơn vị tham gia thầu cần chú ý không để thiếu bất kỳ biểu mẫu nào, vì việc thiếu sót hoặc làm sai các biểu mẫu này sẽ dẫn đến loại trừ hồ sơ thầu ngay tức khắc.
Trình bày hồ sơ thầu
Thông thường, hồ sơ thầu bao gồm ba phần chính: Năng lực (cho gói thầu và năng lực công ty); Biện pháp thi công và Giá dự thầu.
Về phần năng lực, để chuẩn bị hồ sơ, bạn có thể xem xét sử dụng các giấy tờ sau:
- Bản sao công chứng Đăng ký kinh doanh không quá 6 tháng
- Bản sao đăng ký mẫu dấu
- Các hợp đồng tương tự đã thực hiện
- Báo cáo tài chính có xác nhận từ cơ quan thuế, hoặc báo cáo tài chính đã được kiểm toán (nếu có)
- Danh sách cán bộ dự kiến thực hiện gói thầu
Đây là một số giấy tờ quan trọng bạn có thể cần để đưa vào hồ sơ năng lực.
Lập tiến độ thi công
Việc lập tiến độ dự thầu bao gồm ba biểu đồ theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu (HSMT):
- Biểu đồ tổng tiến độ thi công.
- Biểu đồ tiến độ huy động thiết bị thi công.
- Biểu đồ tiến độ huy động nhân lực thi công.
Các bạn cần chú ý rằng, tiến độ dự thầu phải được xây dựng dựa trên yêu cầu của HSMT và năng lực của đơn vị mình. Có thể sử dụng Excel hoặc Project để lập tiến độ, tuy nhiên, một số HSMT yêu cầu việc lập bằng Project và các bạn phải thực hiện đúng yêu cầu đó.
Hoàn thiện hồ sơ
Phần hoàn thiện hồ sơ sẽ được thực hiện theo các bước sau:
- Sau khi hoàn thành các bước trước, các bạn sẽ in ấn hồ sơ và sắp xếp vào một cặp file theo thứ tự của danh mục hồ sơ ban đầu.
- Đánh dấu trên các trang cần ký và đóng dấu chức danh của công ty để chuẩn bị cho việc ký kết.
- Khi đã ký và đóng dấu chức danh, các bạn sẽ đóng dấu treo lên toàn bộ hồ sơ dự thầu (hoặc đóng giáp lai).
- Đánh số trang cho toàn bộ các trang trong hồ sơ dự thầu.
- Tạo bản phô tô của hồ sơ dự thầu (số lượng bản phô tô phù hợp với yêu cầu của HSMT). Nhớ để lại một bộ phô tô dự phòng.
- Sao chép các file mềm vào USB theo yêu cầu của HSMT, thông thường là file giá.
- Đóng gói toàn bộ bản chính và bản phô tô vào hộp và niêm phong.
- Nộp hồ sơ đúng thời hạn được yêu cầu trong HSMT.
- Lưu ý, khi đi nộp hồ sơ mở thầu, các bạn cần mang theo giấy giới thiệu của công ty.
Các nội dung cụ thể khác
Đối với phần biện pháp thi công, các đơn vị tham gia làm hồ sơ dự thầu cần hiểu rõ yêu cầu và viết thuyết minh biện pháp thi công, bản vẽ thi công. Cần lưu ý không bỏ qua các biện pháp đã được nêu trong hồ sơ mời thầu, vì chủ đầu tư sẽ đánh giá theo yêu cầu này. Việc viết hay không chỉ quan trọng mà còn cần phải có ý tưởng gốc, vì việc sao chép nội dung từ các hồ sơ khác có thể gây ảnh hưởng đến đánh giá của hồ sơ, thậm chí có thể bị loại. Đơn vị xây dựng cần tránh tình trạng “râu ông nọ cắm cằm bà kia” để đảm bảo hồ sơ được đánh giá cao.
Về phần giá dự thầu, đây là bước quan trọng vì giá dự thầu chính là yếu tố quyết định việc đạt được hợp đồng thầu hay không. Khi các tiêu chí về kỹ thuật đã được đáp ứng, giá dự thầu sẽ được Hội đồng xét thầu dựa trên để chọn nhà thầu chính. Vì vậy, việc lập giá dự thầu cần dựa trên tất cả yếu tố để đưa ra mức giá hợp lý nhất.
Lưu ý trong cách làm hồ sơ dự thầu
Trong quá trình làm hồ sơ thầu, các đơn vị tham gia thầu cần lưu ý những điều sau:
- Kiểm tra kỹ Hồ sơ mời thầu để đảm bảo rằng nó chứa đầy đủ thông tin cần thiết cho một bản dự thầu chính xác. Nếu phát hiện thiếu sót, cần gửi công văn tới bên mời thầu yêu cầu làm rõ thông tin trong Hồ sơ mời thầu.
- Không được thay đổi nội dung và hình thức của các biểu mẫu trong Hồ sơ mời thầu, và không được bỏ sót bất kỳ biểu mẫu nào được yêu cầu trong Hồ sơ dự thầu.
- Không bỏ qua các yêu cầu về biện pháp thi công kỹ thuật được nêu trong Hồ sơ mời thầu. Tránh sao chép nguyên bản các Hồ sơ mời thầu khác để tránh tình trạng xấu như “râu ông nọ cắm cằm bà kia”. Cần chỉnh sửa nội dung sao cho phù hợp với công trình/thuộc tính của bài thầu.
- Trong quá trình lập đơn giá dự thầu, cần hiểu cách lập dự toán và làm quen với bản vẽ thi công để bóc tách khối lượng và kiểm tra thông tin.
- Kiểm tra lại một lượt cuối cùng để đảm bảo Hồ sơ dự thầu có đầy đủ thông tin và các biểu mẫu đáp ứng đúng yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu.
Qua bài viết trên, TXD đã giúp bạn tìm hiểu cách làm hồ sơ dự thầu nhanh chóng, đơn giản. Hãy truy cập trang web của chúng tôi để tham khảo các dịch vụ xây nhà khác nhé!
Tư vấn xây dựng công trình uy tín, chất lượng
TXD tự hào là đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ chuyên gia xây nhà, sửa nhà trọn gói và chống thấm tại Việt Nam. Chúng tôi thi công đáp ứng tiêu chuẩn xây dựng của Việt Nam và Quốc tế.
An toàn, thi công nhanh chóng, tiết kiệm, đưa ra giải pháp giá trị đảm bảo độ uy tín và trung thực cao nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn tận tình nhé!
